Засади використання автоматизованої системи документообігу Центрального районного суду м. Миколаєва

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Центрального районного суду м. Миколаєва

Засади

використання автоматизованої системи документообігу суду

Центрального районного суду міста Миколаєва

            Засади використання автоматизованої системи документообігу Центрального районного суду м. Миколаєва  - це затверджені рішенням зборів суддів цього суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39 (далі – Положення), з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України (далі – Засади).

            Цими Засадами визначаються особливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями, у тому числі питання щодо: запровадження спеціалізації суддів з розгляду конкретних категорій судових справ; реєстрації та розподілу у вихідні, святкові та неробочі дні справ, які підлягають негайному розгляду або у скорочені строки, у тому числі слідчими суддями; особливостей розподілу судових справ під час виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя; коефіцієнтів адміністративних посад; визначення періодів (днів), у які щодо конкретного судді судові справи не розподіляються; а також питання щодо передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу; порядку формування колегій суддів; підстав для проведення повторного автоматизованого розподілу справ та інші правила застосування Положення.

            Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами голови суду та керівника апарату суду.

1. Загальні положення.

            1.1. Засади розроблено та затверджено відповідно до вимог Положення (рішення РСУ № 39 від 11 листопада 2024 року), Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

            1.2. Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Центральному районному суді м. Миколаєва, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням.

            1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Центрального районного суду м. Миколаєва, якими їх затверджено.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

            2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

            2.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення.

3. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ

            У судді запроваджені такі види спеціалізації:

• судді, які здійснюють кримінальне провадження у суді першої інстанції та розгляд матеріалів в порядку виконання вироків суду та ухвал, якими закінчується розгляд кримінального провадження, а також - розгляд заяв про відводи, що були заявлені суддям під час здійснення кримінального провадження у суді першої інстанції та розгляду матеріалів в порядку виконання вироків суду та ухвал, якими закінчується розгляд кримінального провадження /кримінальне спеціалізація/;
• судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, визначеному процесуальним законом, розгляд матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, а також - розгляд заяв про відводи, що були заявлені суддям, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні та розгляд матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності /слідчі судді/;
• судді, які здійснюють розгляд справ та матеріалів в порядку Цивільного Процесуального Кодексу України та Кодексу Адміністративного судочинства України, а також - розгляд заяв про відводи суддям, які здійснюють розгляд справ та матеріалів в порядку Цивільного Процесуального Кодексу України та Кодексу Адміністративного судочинства України /цивільна спеціалізація/

Персональний склад суддів відповідної спеціалізації затверджується окремими рішеннями зборів суддів.

4. Особливості розподілу справ між суддями.

            4.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.

            Розподіл між суддями матеріалів (судових справ, клопотань), які надходять безпосередньо перед закінченням робочого часу, визначеного у Центральному районному суді м. Миколаєва, здійснюється в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня, крім справ та матеріалів, які підлягають негайному (невідкладному) розгляду, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

            Справи і матеріали, які мають скорочені строки розгляду, в разі їх наявності, розподіляються невідкладно одразу після їх реєстрації.

            У вихідні, святкові та неробочі дні справи, які підлягають розгляду слідчими суддями, реєструються та розподіляються в період з 10 до 17 години відповідно до графіку чергувань, встановленого наказом голови суду.

            4.2. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання, причин виникнення.

            Реєстрація вхідної кореспонденції та розподіл справ, які були подані до суду під час виходу з ладу автоматизованої системи або у разі настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, здійснюється після закінчення обставин, які унеможливлювали функціонування автоматизованої системи, але не пізніше наступного робочого дня.

            У випадках неможливості здійснення реєстрації та розподілу справи або матеріалів, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, заяви про госпіталізацію особи до закладу з надання психіатричної допомоги, про примусову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу або про продовження строку примусової госпіталізації, клопотання про примусове видворення іноземців або щодо затримання з метою ідентифікації та забезпечення примусового видворення іноземців та осіб без громадянства, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку визначеному рішенням Зборів суддів.

            4.3. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться згідно з вимогами Положення із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду з урахуванням визначених постійно діючих колегій суддів.

            4.4. У кримінальному провадженні під час судового розгляду, в якому до обвинуваченого застосовано запобіжний захід, а клопотання про продовження запобіжного заходу не може бути розглянуто суддею, у провадженні якого перебуває справа, до спливу такого строку через тимчасову непрацездатність здійснюється повторний автоматизований розподіл клопотання між суддями кримінальної колегії.

            У випадку доставки до суду підозрюваного, щодо якого надано дозвіл на його затримання з метою приводу до суду для вирішення питання про застосування запобіжного заходу, у вихідний, святковий, неробочий день, а слідчий суддя, який надав такий дозвіл, не чергує в цей день, здійснюється повторний автоматизований розподіл клопотання між слідчими суддями, які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.

            4.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, окрім визначених Положенням підстав, у таких випадках:

            - суддя, якому надано відпустку, тривалістю не менше 14 календарних днів, виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя за п`ять повних робочих дні до початку відпустки (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

            - суддя, якому надано відпустку, тривалістю менше 14 календарних днів, виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя за три повних робочих днів до початку відпустки (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

            - суддя, якому надано інші дні відпочинку тривалістю не більше трьох днів, не виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя до останнього дня, який передує дню відпочинку (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

            - в інших виключних випадках, що вирішуються зборами суддів.

            4.6. Розподіл матеріалів (справ) між суддями для колегіального розгляду кримінальних проваджень здійснюється з урахуванням постійно діючих колегій суду для розгляду кримінальних проваджень.

            Склад постійно діючих колегій суду для розгляду кримінальних проваджень визначається окремим рішенням зборів суддів.

            4.7. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, але при її автоматизованому розподілі (повторному автоматизованому розподілі), проведеному відповідно до п. 4. 3 Засад, неможливо визначити весь склад колегії з числа суддів, які входять до складу постійно діючої колегії суддів, розподіл справи здійснюється шляхом визначення автоматизованою системою головуючого судді з числа суддів, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень (кримінальна спеціалізація), а членів колегії, яких не вистачає, з числа слідчих суддів та суддів цивільної спеціалізації.

            4.8 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад та правил поєднання судових справ.

5. Особливості розподілу судових справ між слідчими суддями.

            5.1. У суді розробляються та затверджуються наказом голови суду або особи, що виконує його обов’язки, графіки чергувань слідчих суддів у відповідності до визначеної спеціалізації у робочі, вихідні (субота) та святкові, неробочі дні (на випадок надходження клопотань органів досудового розслідування) із визначенням основного та запасного чергового слідчого судді (на випадок надходження заяв про відвід судді або на випадок непередбачуваних обставин). Графік чергувань слідчих суддів розробляється та затверджується не пізніше ніж за один місяць до початку строку його дії.

            5.2. Питання фактичного виконання суддями повноважень слідчого судді вирішуються шляхом їх включення/виключення до графіку чергувань слідчих суддів, складання відповідного формату чергування слідчих суддів за наказом голови суду або особи, що виконує обов’язки голови суду.

6. Особливості передачі судових справ раніше визначеному судді.

            6.1. Клопотання (подання), що надійшли в порядку ст. 537 КПК України, розподіляються судді, що постановив судове рішення, яким завершується розгляд кримінального провадження.

            У разі його відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, тощо), автоматизований розподіл клопотання (подання) між суддями кримінальної спеціалізації не здійснюється. Розподіл відбувається у день надходження матеріалів, або не пізніше наступного робочого дня шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді. Передача матеріалів здійснюється у перший робочий день виходу судді з відпустки, лікарняного, тощо по «Реєстру судових справ та матеріалів переданих судді на розгляд».

            6.2. Раніше визначеному у судовій справі судді передаються справи, по яких відповідним суддею раніше приймалось рішення про повернення обвинувального ату прокурору.

            6.3. У разі неможливості розгляду клопотання раніше визначеним відповідно до Положення слідчим суддею, таке клопотання передається для повторного автоматизованого розподілу.

            У подальшому, у разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, зміна спеціалізації, припинення повноважень тощо), клопотання (подання, скарги) передаються тому з слідчих суддів, хто першим після нього ухвалював у вказаному кримінальному провадженні судове рішення.

            6.4. У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення після дооформлення, а також у разі повторного надходження справ про адміністративні правопорушення після постанови судді про направлення до органу, що склав протокол, для вирішення питання про направлення справи до належного суду, такі справи підлягають передачі раніше визначеному судді.

            У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження, тощо) такі судові справи не підлягають автоматизованому розподілу справ між суддями. Розподіл відбувається у день надходження матеріалів, або не пізніше наступного робочого дня шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді. Передача матеріалів здійснюється у перший робочий день виходу судді з відпустки, лікарняного, тощо по «Реєстру судових справ та матеріалів переданих судді на розгляд».

            6.5. Заяви, подання щодо вирішення питань, пов’язаних з виконанням постанов про накладення адміністративного стягнення у відповідності до ст. 304 КУпАП (індекс справи «3-в»), а також про виправлення описок у судових рішеннях у справах про адміністративні правопорушення вирішується тим складом суду (суддею), який ухвалив таку постанову.

            6.6. У випадку надходження до суду судової справи (у порядку ЦПК України, КАС України), у якій суддею цього суду вже було ухвалено процесуальне рішення про направлення/передачу справи за підсудністю до іншого суду, яке не скасовано, проте справа повернулась до суду з ухвалою/постановою іншого суду, з метою дотримання процесуальних норм щодо недопустимості спорів про підсудність, справа передається раніше визначеному судді, який ухвалював рішення про направлення/передачу справи за підсудністю.

            6.7. У разі відсутності судді цивільної спеціалізації (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження,  тощо), у випадках надходження справ передбачених пунктом 2.3.39 Положення, з метою недопущення порушення розумних строків, такі справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, за винятком справ, розподіл яких передбачений пунктами 2.3.39.8, 2.3.39.9, 2.3.39.10 (крім подань, заяв, поданих в порядку ст. 437, ст. 439, п. 10, 11 ст. 440, ст. 441 ЦПК України), 2.3.39.12, 2.3.39.15.

Розподіл таких справ у період відсутності судді відбувається у день надходження матеріалів, або не пізніше наступного робочого дня шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді. Передача матеріалів здійснюється у перший робочий день виходу судді з відпустки, лікарняного, тощо по «Реєстру судових справ та матеріалів переданих судді на розгляд».

            У разі відсутності понад 10 днів судді цивільної спеціалізації, що завершив розгляд справи (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження,  тощо), з метою недопущення порушення строків розгляду справи, скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої особи державної виконавчої служби підлягають автоматизованому розподілу.

            У разі зміни спеціалізації судді, який завершив розгляд провадження передбаченого ЦПК України, КАС України, клопотання (заява, подання), пов`язане з виконанням судового рішення а також скарга на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої особи державної виконавчої служби підлягає автоматизованому розподілу між суддями цивільної спеціалізації та передається на розгляд судді разом з матеріалами основної справи.

            Наступні клопотання (заяви, подання, скарги), що надходять до суду в межах цього провадження передаються на розгляд раніше визначеному судді у разі, якщо у судді вже перебуває будь-яке інше клопотання (заява, подання, скарга), розгляд якого (якої) не завершено.

            В інакшому випадку такі клопотання (заяви, подання, скарги) підлягають розподілу на загальних підставах між суддями цивільної спеціалізації та передаються на розгляд судді разом з матеріалами основної справи.

7. Коефіцієнт адміністративних посад 

            7.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які обіймають адміністративні посади встановлюються такі коефіцієнти:

            - Голова суду (суддя, що виконує його обов’язки) – 0,5;

            - заступники Голови суду – 0,75.

8.  Прикінцеві та перехідні положення

             8.1 Ці засади набирають чинності з "09" грудня 2025 року.

             8.2. Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Центрального районного суду м. Миколаєва.