Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Засади використання автоматизованої системи документообігу Центрального районного суду м. Миколаєва

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 6 від 24.02.2021 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 3 від 17.01.2023 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 4 від 31.01.2023 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 5 від 17.02.2023 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 12 від 06.04.2023 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 18 від 20.09.2023 року

зі змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів № 2 від 22.01.2024 року

Засади

використання автоматизованої системи документообігу суду при здійсненні автоматизованого розподілу судових справ між суддями Центрального районного суду міста Миколаєва

                                                                     Зміст

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду при здійсненні автоматизованого розподілу судових справ між суддями Центрального районного суду міста Миколаєва /далі – Засади/ розроблені на виконання п. 1.4.9. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26 листопада 2010 року (в редакції від 15 вересня 2016 року).

• 1. Предмет регулювання.

1.1. Засади визначають:

• спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ;
• склад постійно діючих колегій суддів;
• особливості визначення складу колегії суддів автоматизованою системою;
• порядок зменшення навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді;
• порядок зменшення навантаження у разі виявлення значної різниці в навантаженні на суддів
• порядок повторного розподілу справ у разі настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ;
• особливості реєстрації та розподілу судових справ, які підлягають реєстрації та/або розгляду в нерабочий час
• особливості розподілу справ в окремих випадках;

• 2. Визначення термінів

2.1. Наведені у Засадах терміни вживаються в такому значенні:

матеріали, що підлягають негайному розгляду - справи:

• в порядку Кримінального Процесуального Кодексу України - за поданнями правоохоронних органів про проведення обшуку, а також – щодо обрання запобіжних заходів щодо осіб, які є затриманими або тримаються під вартою, а також – за скаргами на незаконне затримання, поданими відповідно до статті 206 Кримінального Процесуального Кодексу України;
• в порядку Цивільного Процесуального Кодексу України - за заяви про госпіталізацію особи до закладу з надання психіатричної допомоги, про примусову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу або про продовження строку примусової госпіталізації;
• в порядку Кодексу Адміністративного Судочинства України - про примусове видворення іноземців або щодо затримання з метою ідентифікації та забезпечення примусового видворення іноземців та осіб без громадянства;

2.1. Інші наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, визначеному у пункті 1.2. розділу 1 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженому рішенням Ради Суддів України № 30 від 26 листопада 2010 року (в редакції від 15 вересня 2016 року).

• 3. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді.

3.1. У суді використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

3.2. З метою забезпечення своєчасного розподілу судових справ та матеріалів між суддями до реєстраційної картки вносяться відомості у такому обсязі, що дають змогу однозначно ідентифікувати справу серед інших справ.

Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи, що були використанні під час її розподілу не допускається, крім виправлення технічних помилок та описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

Наявність технічних помилок та описок, що не впливають та не можуть вплинути на результати автоматичного розподілу справ між суддями, не є підставами для відводу, а їх виявлення тягне їх усунення на підставі звернень головуючого судді або інших учасників процесу.

Після розподілу справи та її передачі конкретному судді до картки можуть додатково вноситись інші реєстраційні данні, що є необхідними для забезпечення належної організації роботи зі справою.

3.3. Під час підготовки статистичних звітів та іншої оперативної інформації особам, що готують відповідні статистичні документи, дозволяється виправляти первинні данні задля усунення логічних та фактичних помилок, що впливають на достовірність статистичних даних та можливість автоматичної обробки відповідних даних.

3.4. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.5. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

• 4. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ

4.1. У судді запроваджені такі види спеціалізації:

• судді, які здійснюють кримінальне провадження у суді першої інстанції та розгляд матеріалів в порядку виконання вироків суду та ухвал, якими закінчується розгляд кримінального провадження, а також - розгляд заяв про відводи, що були заявлені суддям під час здійснення кримінального провадження у суді першої інстанції та розгляду матеріалів в порядку виконання вироків суду та ухвал, якими закінчується розгляд кримінального провадження /кримінальне спеціалізація/;
• судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, визначеному процесуальним законом, розгляд матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності, а також - розгляд заяв про відводи, що були заявлені суддям, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні та розгляд матеріалів про притягнення до адміністративної відповідальності /слідчі судді/;
• судді, які здійснюють розгляд справ та матеріалів в порядку Цивільного Процесуального Кодексу України та Кодексу Адміністративного судочинства України, а також - розгляд заяв про відводи суддям, які здійснюють розгляд справ та матеріалів в порядку Цивільного Процесуального Кодексу України та Кодексу Адміністративного судочинства України /цивільна спеціалізація/

Персональний склад суддів відповідної спеціалізації затверджується окремими рішеннями зборів суддів.

4.2. Кримінальне провадження щодо неповнолітніх здійснюють судді кримінальної спеціалізації, які відповідають вимогам, визначеним у частині 6 статті 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

• 5. Склад постійно діючих колегій суддів

5.1. У суді діють постійно діючи колегії суддів:

• кримінальна, до якої входять:
• до основного складу - судді кримінальної спеціалізації;
• до резервного складу - слідчі судді та судді, які розглядають цивільні та адміністративні справи та інші матеріали, розгляд яких передбачений ЦПК та КАС України. (відповідно до рішення зборів суддів № 4 від 31.01.2023 року)

Склад постійно-діючих колегій суддів у кримінальних справах:

1. Основний склад – суддя Алєйніков В.О., резервний склад: 1 суддя – суддя Черенкова Н.П., 2 суддя - будь-який слідчий суддя або суддя, який здійснює розгляд цивільних та адміністративних справ та інших матеріалів, розгляд яких передбачений ЦПК України, визначений автоматизованою системою випадково з урахуванням завантаженості кожного судді.
2. Основний склад – суддя Медюк С.О., резервний склад:  1 суддя – суддя Гуденко О.А., 2 суддя – суддя Лященко В.Л.
3. Основний склад – суддя Скрипченко С.М., резервний склад: – 1 суддя -  суддя Шолох Л.М., 2 суддя – суддя Демінська О.І.
4. Основний склад – суддя Фортуна Т.Ю., резервний склад: 1 суддя – суддя Подзігун Г.В., 2 суддя – суддя Чулуп О.С.
5. Основний склад – суддя Дірко І.І., резервний склад: 1 суддя – суддя Чаричанський П.О., 2 суддя - будь-який слідчий суддя або суддя, який здійснює розгляд цивільних та адміністративних справ та інших матеріалів, розгляд яких передбачений ЦПК, визначений автоматизованою системою випадково з урахуванням завантаженості кожного судді.   

 (відповідно до рішення зборів суддів № 3 від 17.01.2023 року та рішення зборів суддів № 2 від 22.01.2024 року)

• слідча, до якої входять слідчі судді
• цивільна, до якої входять судді цивільної спеціалізації

5.2. У разі одночасного перебування всіх суддів цивільної спеціалізації у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких жоден з таких суддів не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, з метою розгляду справ в порядку ЦПК та КАС, що є матеріалами, що підлягають негайному розгляду у суді організовується колегія з розгляду таких матеріалів (ситуативна колегія), до складу якої входять усі судді, що можуть здійснювати судочинство на момент надходження таких матеріалів (без урахування спеціалізації). На час розподілу таких матеріалів усім суддям, що включаються до ситуативної колегії, визначається необхідна для розгляду цих матеріалів спеціалізація.

5.3. У разі необхідності за окремим рішенням зборів суддів у суді можуть створюватись ситуативні колегії в інших випадках.

• 6. Особливості визначення складу колегії суддів автоматизованою системою

6.1. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою склад колегії суддів визначається автоматизованою системою одночасно.

При цьому:

• головуючий суддя визначається з числа суддів кримінальної спеціалізації;
• члени колегії суддів визначаються з числа суддів основного складу постійно діючої кримінальної колегії, а у разі їх недостатності - з числа резервних суддів даної колегії.

6.2. У разі, якщо внаслідок визначення колегії суддів автоматизованою системою до складу колегії з розгляду конкретної справи включені судді, які не входять до складу постійно діючої кримінальної колегії або судді, які не можуть брати участь у колегії з підстав, визначених у пункті 8.2 § 8 цих Засад, на підставі розпорядження керівника апарату суду автоматизованою системою здійснюється заміна відповідного члена колегії суддів, та новий член колегії визначається в порядку, зазначеному в абзаці 2 пункту 9.3. § 9 цих Засад.

• 7. Порядок зменшення навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді.

7.1. Навантаження на суддів, які обіймають адміністративні посади у суді, за загальним правилом зменшується:

• для голови суду - до 50%;
• для заступника голови суду - до 75%

Таке зменшення застосовується без прийняття з цього приводу окремого рішення зборами суддів.

7.2. У разі необхідності зменшення чи збільшення навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади, з цього приводу зборами суддів приймається окреме рішення.

• 8. Порядок зменшення навантаження у разі виявлення значної різниці в навантаженні на суддів

8.1. У разі виявлення значної різниці в навантаженні на конкретного суддю зборами суддів може бути прийняте рішення про відповідне зменшення навантаження з розгляду справ на конкретного суддю або про виключення конкретного судді з розподілу справ з тим, щоб наслідками такого зменшення стало усунення суттєвої різниці у навантаженні.

8.2. У разі виявлення значної різниці в навантаженні на конкретного суддю збори суддів окремим рішенням можуть визначити особливості залучення цього судді до складу колегій суддів з тим, щоб наслідками такого зменшення стало усунення суттєвої різниці у навантаженні а також - створення умов для ефективного розгляду справ іншими суддями.

Запроваджені рішенням суддів відповідно до цього пункту особливості не можуть стосуватись розгляду певного судді в розгляді заздалегідь визначених конкретних справ.

• 9. Порядок повторного розподілу справ у разі настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ.

9.1. У разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

9.2. У разі, коли суддя (судді) внаслідок певних обставин (тимчасова непрацездатність; перебування у нарадчій кімнаті по іншій справі; відрядження; інші обставини, що виникли раптово, не могли бути вчасно передбаченими та не можуть бути усунуті самим суддею) не може вчинити необхідні для розгляду справи процесуальні дії у передбачений законом строк, що матиме наслідком порушення прав сторін або невирішення питання щодо запобіжного заходу, справа на підставі службової записки судді або його помічника за розпорядженням керівника апарату може бути переданою для повторного автоматичного розподілу.

9.3. У випадках зміни складу колегії суддів у зв`язку з вибуттям головуючого судді зі складу постійно-діючої колегії суддів (задоволення відводу або самовідводу судді) або у зв`язку з припиненням повноважень судді - здійснюється повторний автоматизований розподіл справи (постійно-діючої колегії). (відповідно до рішення зборів суддів № 5 від 17.02.2023 року)

У випадку вибуття члена колегії повторний автоматизований розподіл справи не здійснюється, автоматизованою системою здійснюється заміна члена колегії суддів, та новий член колегії визначається з застосуванням принципів, визначених в абзаці 2 пункту 6.1. § 6 цих Засад.

9.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

• 10. Особливості реєстрації та розподілу судових справ, які підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочий час

10.1. Судді, які мають здійснювати розгляд матеріалів у вихідний (святковий) день, визначаються відповідно до графіку чергувань, що затверджується головою суду.

Графік чергувань передбачає визначення чергового слідчого судді для розгляду матеріалів, що підлягають негайному розгляду, а також - резервного слідчого судді для забезпечення можливості розгляду заяв про відводи черговому слідчому судді.

10.2. (Пункт 10.2 виключено відповідно до рішення Зборів суддів № 18 від 20.09.2023 року)

10.3. Напередодні вихідних та святкових днів матеріали, які підлягають негайному розгляду:

• у разі їх надходження до 15:00 години розподіляються між усіма слідчими суддями;
• у разі їх надходження після 15:00 години передаються на розгляд судді, який відповідно до затвердженого головою суду графіку чергувань має здійснювати розгляд справ та матеріалів у вихідний (святковий) день.

10.4. У вихідні та святкові дні реєстрації матеріалів здійснюється у період з 09:00 до 15:00 години.

• 11. Особливості розподілу справ в окремих випадках.

11.1.  Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження, про повернення обвинувального акту прокурору, справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (складу суду), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

11.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

• заяви про виправлення описок, роз'яснення рішення та ухвалення додаткового рішення - у разі, якщо відповідний суддя працює в суді. В інакшому випадку розподіл таких заяв здійснюється на загальних підставах;
• судові справи про перегляд заочного рішення - у разі, якщо на час надходження заяви про перегляд заочного рішення спеціалізація відповідного судді не змінилась. В інакшому випадку такі справи підлягають розподілу на загальних підставах між суддями цивільної спеціалізації;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України,розділом 8Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення - у разі, якщо на час надходження заяви спеціалізація відповідного судді не змінилась. В інакшому випадку такі справи підлягають розподілу на загальних підставах між суддями відповідної спеціалізації;
• клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом - у разі, якщо на час надходження заяви про перегляд заочного рішення спеціалізація відповідного судді не змінилась. В інакшому випадку таку справи підлягають розподілу на загальних підставах між суддями кримінальної спеціалізації;
• справи, по яких відповідним суддею раніше приймалось рішення про повернення обвинувального акту прокурору;
• справи, по яких відповідним суддею раніше приймалось рішення про повернення матеріалів справи про адміністративне правопорушення.

11.3 Перше клопотання (подання, скарга), подане в межах конкретного кримінального провадження розподіляється між слідчими суддями в автоматичному режимі. Наступні подання, заяви, скарги, що надходять до суду у зв'язку із розглядом цього кримінального провадження передавати на розгляд раніше визначеному слідчому судді. У разі неможливості розгляду клопотання раніше визначеним слідчим суддею у визначеному порядку, такі клопотання передавати іншому слідчому судді, який визначається автоматично. В подальшому, у разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, лікарняний, звільнення та інші поважні причини), клопотання (подання, скарги) передаються тому з слідчих суддів, хто першим після нього приймав у вказаному кримінальному провадженні будь-яке рішення. (відповідно до рішення зборів суддів № 6 від 24.02.2021 року)

11.4 Перше клопотання (заява, подання) у порядку виконання судового рішення (крім ст. 431-435, 442, п.п. 17.4 п. 17 ч. 1 «Перехідних положень» ЦПК та ст. 373-374, 376-379. 382, п.п. 18.4 п. 18 ч.1 «Перехідних положень» КАС), скарга на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої особи державної виконавчої служби розподіляється між суддями цивільної спеціалізації в автоматичному режимі та передається на розгляд судді разом з матеріалами основної справи.

Наступні клопотання (заяви, подання, скарги), що надходять до суду у порядку виконання судового рішення в рамках однієї цивільної (адміністративної) справи передавати на розгляд раніше визначеному судді у разі, якщо у судді вже перебуває будь-яке інше клопотання (заява, подання, скарга), розгляд якого(якої) не завершений.

В інакшому випадку такі клопотання (заяви, подання, скарги) підлягають розподілу на загальних підставах між суддями цивільної спеціалізації та передаються на розгляд судді разом з матеріалами основної справи. (відповідно до рішення зборів суддів № 12 від 06.04.2023 року)

• 12. Прикінцеві та перехідні положення.

12.1. Ці Засади набирають чинності з наступного дня після їх затвердження зборами суддів Центрального районного суду міста Миколаєва.

12.2. Рішення зборів суддів щодо регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду та редакції Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, що діяли до набрання чинності цих засад, втрачають свою силу за моменту набрання чинності цими Засадами.

12.3. Рішення зборів суддів з питань, пов`язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, прийняті після набрання чинності цих Засад, включаються до засад.

Застосування рішень зборів суддів, що не мають наслідком внесення змін до цих Засад, під час реєстрації та розподілу судових справ та матеріалів забороняється.